(Nie)znana burza mózgów

Na pewno znasz ten schemat: najpierw analizujesz wyzwanie przed którym stoisz, potem organizujesz burzę mózgów, by znaleźć odpowiedni pomysł i już tylko planujesz jego wdrożenie. Proste, prawda? Problem w tym, że ten schemat nie działa, gdy potrzebujesz innowacyjnego rozwiązania.

Dziś burza mózgów jest najprawdopodobniej jedną z najbardziej popularnych metod rozwiązywania problemów. Istnieją różne warianty jej prowadzenia: ile pomysłów generować, jak je selekcjonować, które wybrać. Problem jednak w tym, że założenia tej metody są z perspektywy odkryć dzisiejszej nauki niepoprawne.

Burza mózgów kojarzy się nam z prawą półkulą. Roger Sperry otrzymał w 1981 Nagrodę Nobla za swoją pracę nad lateralizacją funkcji mózgu. Idea, że prawa półkula jest artystyczna, kreatywna i intuicyjna, natomiast lewa logiczna, racjonalna i analityczna stała się bardzo popularna w świecie biznesu, nadinterpretując wyniki Sperry’ego.

Najpierw fakty

Nagroda Nobla z 2000 roku, którą otrzymał Eric Kandel za swoją pracę nad zjawiskiem uczenia się i pamięci pokazuje, że proces wpadania na pomysły toczy się w obu półkulach. Chwilę wcześniej dowiódł tego również Seiji Ogawa, który zastosował rezonans magnetyczny (MRI) do sprawdzenia, jakie obszary mózgu są zaangażowane w różne mentalne procesy. Dziś neurobiolodzy obrazują działanie naszego mózgu jako wielkiego katalogu, który akumuluje potrzebne nam informacje od naszych narodzin.

W pamięci długotrwałej mamy ogrom zmagazynowanych danych. Możemy łatwo się do nich dostać , ponieważ informacje i pojęcia są zakodowane z uwagi na swoje znaczenie. Są one połączone z innymi bliskoznacznymi elementami tworząc ogromną sieć wzajemnych powiązań. Gdy poznajemy nowe informacje, są one automatycznie porównywane z tym, co już przechowujemy w pamięci długotrwałej. nadając im w ten sposób sens. Te zbiory wiedzy istniejące w naszej pamięci ułatwiają nam codzienne funkcjonowanie. Gdy przykładowo widzimy z daleka czarne kropki na białym tle i nie jesteśmy pewni, co to jest, nasz mózg przeszukuje w ułamku sekundy miliony kształtów, które widzieliśmy i wskazuje, że najlepszym dopasowaniem jest Dalmatyńczyk. Podobna operacja ma miejsce, gdy ktoś przywoła u nas określony schemat, na przykład „przyjęcie urodzinowe”. Dokładna zawartość schematu zależy oczywiście od kultury i osobistego doświadczenia, ale istotne jest to, że natychmiast uzyskujemy dostęp do informacji, które wskazują, czego możemy oczekiwać.

Co jednak, gdy w którymś momencie trafiamy na nieszablonowe wyzwanie i szukamy innowacyjnego rozwiązania?

Nowe kombinacje informacji

Praca Erika Kandela daje nam odpowiedz. Gdy Twój mózg nie znajduje od razu w sieci powiązań informacji, których może użyć, aby rozwiązać problem, wykonuje powolną operację przeszukiwania pamięci. Rozbija problem, przed którym stoisz na elementy składowe i weryfikuje, jak to, co już posiadasz w pamięci może być odpowiedzią. Rozwiązanie Twojego wyzwania, przed którym stoisz, pojawia się jako nowa kombinacja znanych już Ci wcześniej elementów. Kombinacja jest nowa, ale elementy nie. Proces ten w literaturze anglosaskiej nazwano „Intelligent Memory”. Cała operacja zazwyczaj wymaga czasu i jej efekt pojawia się nieoczekiwanie, gdy jesteśmy rozluźnieni. Intelligent Memory jest zatem procesem mentalnym, który wiąże w nowe zestawy skojarzeń wszystko, czego do tej pory się dowiedzieliśmy – od pojedynczych informacji czy wspomnień do dużych obszarów wiedzy.

Intelligent Memory nie jest podobna do mechanizmu typowej pamięci, która pogarsza się z wiekiem. Można ją stale ulepszać i zazwyczaj, czym starsi jesteśmy, tym sprawniej działa. Będąc jej świadomym i ćwicząc ją, prawie każdy może nauczyć się lepiej myśleć. Jej sprawność poprawia się wraz ze wzrostem naszej wiedzy i doświadczenia. Czym więcej dobrej jakości informacji posiadamy w naszych sieciach powiązań, tym więcej kreatywnych kombinacji możemy stworzyć. Sam proces nie wymaga wysiłku, ale często wymaga czasu i naszego rozluźnienia.

Dlatego właśnie najczęściej nie masz najlepszych pomysłów w trakcie burzy mózgów zaplanowanej w środę na 13:00, tylko pod prysznicem lub spacerując. Jednak nadal wszyscy w pracy organizujemy burze mózgów, prawda? Dlaczego tak się dzieje?

Harmonogram i deadliny

Zazwyczaj w pracy mamy mało czasu na… wpadanie na dobre pomysły. Znana rutyna pokazuje, że oczekuje się od nas analizy, burzy mózgów lub innej bliżej nieokreślonej metody generowania rozwiązania, a potem zaplanowania wdrożenia. Do tego procesu dopasowane są  procedury i dany nam harmonogram, najczęściej z bliskim deadlinem. W takiej sytuacji ciężko jest poczekać, aż rozwiązanie problemu, nad którym pracujemy nagle pojawi się w naszym umyśle. Spontaniczne wglądy w spontanicznym momencie nie pasują do naszych firmowych harmonogramów.

Jeśli dodatkowo pomyślimy o tym, że burza mózgów jest często rzadką sytuacją, w której większe grupy osób mogą razem usiąść i wymienić się spostrzeżeniami, łatwiej jest zrozumieć, dlaczego tak często z niej korzystamy. Burza mózgów daje nam poczucie, że pracujemy zespołowo. Jest to prawda. Niesie niestety ze sobą ograniczenia.

Burza mózgów i jej słabości

Po pierwsze burza mózgów pozwala nam dzielić się pomysłami, które przychodzą nam do głowy w danym momencie. Nie są to jednak nasze najlepsze pomysły – te genialne przebłyski pojawiają się w nieoczekiwanej w chwili. W efekcie burzy mózgów najczęściej znajdujemy dobre rozwiązania dość typowych wyzwań biznesowych. I to jest w porządku. Nie jest to jednak innowacja. Co więcej, w naszym upodobaniu do tego rozwiązania zaszyty jest pogląd, że czym więcej idei, tym lepiej. Tymczasem nauka pokazuje, że żeby wpaść na genialny pomysł, potrzebujemy de facto mniej informacji i momentu rozluźnienia zewnętrznych wrażeń.

Po drugie najczęściej w sytuacji grupowej wybieramy rozwiązanie, na które zagłosuje lub w inny sposób wybierze większość osób. To podejście sprawdza się w sytuacji, gdy chcemy, aby osoby uczestniczące w spotkaniu zaangażowały się w wypracowywane pomysły. Dzięki temu mają poczucie, że będą realizować to, co współtworzyły. Najczęściej jednak w ten sposób utrwalamy wybór bezpiecznych i powtarzalnych pomysłów.

Kreatywny przebłysk

Spójrzmy teraz na metodę, która pozwala przekraczać omówione ograniczenia i w bardziej naturalny sposób doprowadza do innowacyjnych rozwiązań. Gdy pisałam powyżej o tym, w jaki sposób nasz umysł znajduje odpowiedź na wyzwanie, przed którym stoimy, wymieniłam następujące elementy:

1. Rozbicie wyzwania na elementy składowe,
2. Weryfikacja, jak to, co już znamy i wiemy dostarcza rozwiązań w poszczególnych elementach składowych,
3. Odnalezienie nowej, przełomowej kombinacji elementów, która jest innowacyjną odpowiedzią na całość naszego wyzwania.

Metoda, którą przedstawię poniżej jest praktycznym zestawem kroków, który de facto odzwierciedla proces, w jaki nasz umysł generuje pomysły. Z tego powodu wielu z nas już ją stosowało – często nieświadomie. Jako pierwszy metodę tę opisał dr William Duggan z Universytetu Columbia. Obecnie jest ona rekomendowana m.in. przez globalną firmę konsultingową Strategy&. Jej esencją jest poniższa tabela, którą opiszę poniżej:

Krok 1 – Elementy składowe

Zaczynamy od analizy sytuacji lub wyzwania, przed którym stoimy. Najpierw w jednym zdaniu definiujemy jego istotę – w tabeli powyżej: Problem (draft). Następnie, we współpracy z kluczowymi osobami zaangażowanymi w pracę nad tym wyzwaniem, ustalamy elementy składowe, tj. jak możemy rozłożyć dany problem na mniejsze czynniki (w tabeli, subproblems). Nie powinno ich być dużo, około 5. Zależy nam na zbudowaniu mapy problemu, którą wszyscy uczestnicy procesu będą mogli utrzymać w pamięci.

Dajmy sobie przy tym pozwolenie na to, że początkowo będzie to szkic – próba uchwycenia tego, co istotne. Może się bowiem okazać, że pracując nad zdefiniowaniem problemu, zrozumiemy, że nasze pierwotne myślenie miało błędne założenia i wyzwanie jest w istocie inne. Pomocny na tym etapie może być z mojego doświadczenia przegląd mega trendów – zjawisk, które toczą się globalnie i stanowią tło dla decyzji, przed którymi stoimy. Dzięki niemu możemy w procesie innowacyjnym uwzględnić zewnętrzne czynniki, które kształtują ramy, w których się poruszamy.

W procesach kreatywnych redefiniowanie wyzwań jest częste i wręcz pożądane. Dzięki takiemu przyzwoleniu na zmianę, możemy wyjść poza dotychczasową perspektywę, którą często nieświadomie uznajemy za stałą. Ważne jednak, by pierwszy krok nie zajmował nam zbyt dużo czasu.

W praktyce biznesowej często obserwuję, że etap diagnozy potrafi trwać bardzo długo, a analizy nie kończą się. Zamiast tego warto poświęcić więcej czasu na kluczowy, drugi element naszego procesu – przegląd tego, co już działa – który w praktyczny sposób ponownie weryfikuje założenia naszego problemu.

Krok 2 – Co działa

W tym kroku zadajemy sobie najważniejsze pytanie będące sercem całego procesu innowacyjnego: Czy ktoś już na świecie osiągnął progres w poszczególnych elementach składowych naszego wyzwania (sources w tabeli powyżej)? Coś, co działa od 30 lat i coś co jest jeszcze mało znanym trendem, ale już się sprawdza i ma duże perspektywy wzrostu, będzie dla nas tak samo wartościowe.

Możesz zastanawiać się, gdzie powinieneś szukać takich przykładów? W Spotwide w Future i Now opisujemy innowacyjne rozwiązania – te,  które się rozwijają i te, które funkcjonują już na szerszą skalę. Mogą one posłużyć do odnalezienia przełomowej odpowiedzi na wyzwanie, z którym się mierzysz. Źródłem podobnych przykładów mogą być wszelkie publikacje, które opisują case studies. Pamiętaj jednak, aby weryfikować, czy opisana dobra praktyka rzeczywiście się sprawdza, czy też jest może jedynie eksperymentem, który finalnie nie przyniesie oczekiwanego rezultatu.

Czego konkretnie szukamy?

Co istotne w tym kroku, nie poszukujemy całego case study, ale jego wybranych elementów, które dostarczają odpowiedzi do części składowych naszego wyzwania. Jeśli okaże się, że całe case study rozwiązuje nasz problem, jest to oczywiście bardzo dobra wiadomość. Należy mieć jednak świadomość, że potrzebowaliśmy de facto benchmarkingu, a nie innowacji.

W naszych poszukiwaniach kluczowy będzie również czas. W zależności od tego, ile go posiadamy, tak długo możemy poszukiwać przykładów. Minimum, które powinniśmy zapewnić w sytuacji ograniczonego czasu, to 1-2 przykłady do każdego elementu składowego wyzwania. Najlepiej jeśli wyniki naszej pracy uporządkujemy w tabeli – po lewej stronie w kolumnie wypiszemy elementy problemu, a w wierszach odnalezione przykłady. Czym więcej ich znajdziemy, tym lepiej. Czasem jednak, już po kilku odnalezionych informacjach, możemy nagle wpaść na pomysł. Nie zapominajmy, że całość procesu – tak, jak innowacje same w sobie – jest nieprzewidywalna. Istotą tej metody jest zasymulowanie warunków, w których naturalnie w naszym umyśle pojawiają się nowe idee.

Krok 3 – Kreatywna kombinacja

Kiedy zatem wiemy, że znaleźliśmy nasze rozwiązanie? Kiedy je zobaczymy! W tym momencie elementy naszych poszukiwań utworzą kombinację, która okaże się przełomowa. Zazwyczaj ludzie opisują ten proces jako „kliknięcie”, „zobaczenie całego obrazu” lub nagłe „olśnienie”. Opisy te  odnoszą się do efektu aha, inaczej nazywanego w psychologii poznawczej olśnieniem. Najczęściej efekt pojawia się w głowie jednej osoby z zespołu, która wyjaśnia pozostałym pomysł, na który wpadła.

Odpowiednie warunki

Co jednak sprawia, że jesteśmy w stanie zobaczyć naszą ideę? Aby pozwolić efektowi aha się wydarzyć, potrzebujemy zapewnić naszym umysłom odpowiednie warunki.

Pomysły – szereg swobodnych skojarzeń i możliwości – odnajdują się, gdy jesteśmy rozluźnieni i gdy w naszych umysłach nie pojawia się natłok myśli, emocji i oczekiwań.

Jesteśmy dzięki temu otwarci i mamy szansę uzyskać perspektywę, która jest szersza niż nasze zwyczajowe postrzeganie sytuacji, ograniczone przez to, co chcemy osiągnąć i czego się obawiamy. Więcej o tym, co sprzyja efektom aha, piszę  w tym artykule.

W dzisiejszym świecie pełnym presji czasu i natłoku informacji ten ostatni krok jest de facto najtrudniejszy w całym procesie wpadania na pomysły. Świat wymaga od nas coraz większej dostępności i odczuwamy silniejszą rywalizację. Deadliny, smartphony i uzależnienie od ciągłej stymulacji (m.in. przez rozwój technologii) powodują, że wymieniamy warunki sprzyjające kreatywności na krótkoterminową efektywność. Kultywowanie stanu umysłu, który rodzi innowacyjne pomysły staje się zatem jednym z naszych największych współczesnych wyzwań.

Pokazałam Ci w tym artykule typowe błędy, które popełniamy korzystając z burzy mózgów do generowania innowacyjnych rozwiązań. Alternatywą jest metoda 3 kroków, która w naturalny sposób, zgodny z odkryciami współczesnej neurobiologii, pozwala odnajdywać przełomowe rozwiązania. W kolejnych artykułach pokażę Ci jak możesz zintegrować tę wiedzę z innymi dostępnymi metodami innowacyjności i co ważne – jak pracować nad warunkami sprzyjającymi pojawianiu się efektu aha.